Workflow

Letteralmente significa “flusso di lavoro” e come termine sta ad indicare i processi che vengono attuati al fine di raggiungere un obiettivo comune nel quale convergono più mansioni o attività in connessione tra loro.

Con Workflow generalmente si intende che questo procedimento sia regolato mediante l’utilizzo di specifici programmi software per migliorare l’efficienza, il controllo e regolarne il flusso modulandolo. 

Si parla quindi di gestione di un gruppo di lavoro, standardizzare i processi lavorativi massimizzando i risultati ottenuti.

Questo processo aziendale di flusso di informazioni viene applicato in una catena di passaggi tra un operatore e l’altro con fasi prestabilite velocizzandone l’esecuzione. 

Lucidchart, ad esempio, consente di creare gratuitamente i diagrammi per il flusso di lavoro, scegliendo gratuitamente il modello che più si adatta al processo che si intende attuare.

Ci sono numerosi siti preposti a questo scopo che offrono software in grado di gestire flussi di lavoro anche complessi, ottimizzando le diverse attività in modo automatico e gestendole con le migliori condizioni di ottimizzazione. Questo, ovviamente, ove non sia prevista l’attività di un potere decisionale in corso. Vengono segnalate automaticamente al gruppo di lavoro successivo le attività di sua competenza e ove sorgano variabili il workflow si incarica di inviare le nuove condizioni alla mansione successiva che dovrà prendere in carico la fase di lavoro di propria competenza.

L’emissione di una semplice fattura, ad esempio, può essere gestita all’interno di un’azienda con un workflow come modello organizzativo di base. Ciò rende la gestione delle risorse dell’azienda più efficace e monitorabile. Si passa dai modelli più semplici di flusso di lavoro, compiti, regole  (tempistiche, azioni), obiettivo finale, a modelli molto più complessi dove si rende necessario mappare i flussi di lavoro e quindi seguire tutte le varie fasi di produzione mappando ciascuna fase.

Sebbene le procedure interne aziendali tendano a svilupparsi in modo sempre più automatico, controllando ciascuna fase di un processo per obiettivo finale, come nel comune esempio citato dalla raccolta dati per l’emissione di una fattura alla spedizione della stessa al cliente, resta da valutare quanto l’efficienza e il monitoraggio stretto e meccanico dei processi interni cozzi con tutta un’altra filosofia che recentemente sta riscuotendo sempre più attenzione, e cioè quella del soddisfacimento sul posto di lavoro delle figure aziendali.

Sebbene il sogno di qualsiasi imprenditore sia quello di ottimizzare, controllare, evitare sprechi di tempo, velocizzare i processi, un workflow troppo stretto e pressante potrebbe peggiorare la collaborazione tra le diverse figure aziendali, eliminando tutta la parte di creatività e empatia alla quale viene data sempre più importanza.

Ottimizzare i tempi, evitare sprechi e controllare le fasi di lavoro significa avere un sano obiettivo di buona gestione aziendale. Tuttavia in piena era digitale non sempre può essere “socialmente produttivo” nella realtà aziendale inserire procedure che formattano i compiti, o task come vengono chiamati. Le nuove fonti informatiche possono essere sicuramente di supporto e beneficio per qualsiasi struttura aziendale, e altrettanto le idee che emergono con l’esperienza collegata ad esse, ma un buon risultato si ottiene sempre non delegando ai software ma al cervello delle persone coinvolte.

Quindi un buon piano di esecuzione, con programmazione dei differenti passaggi tra una squadra e l’altra di lavoro, o un individuo e un altro, può essere attuato strutturando fasi specifiche in successione all’interno delle quali ciascun gruppo di lavoro, o individuo, svolgerà la propria mansione. In sostanza, ove non sussistano necessità per grandi realtà aziendali, il workflow può benissimo essere disegnato su una lavagna con grafici semplici e definiti. Probabilmente ciò che molte aziende mettono già in opera.